Marathon 2024 - CR de la réunion du Groupe de Travail

Groupe de Travail Marathon 2024

Réunion n°1 du 17 Mai 2024

Compte-rendu

• Présents : Jean-Claude CARON, Lucette BOIRE, Martine MARIÉ, Anne LE GUEN, Georges HUIBAN et Michel BOUDIER.
• Absent excusé : Yvon MOURE.

• Objet de la réunion :

Faire le point sur l’organisation du Marathon du 29 Juin 2024 :

• ce qui a déjà été fait ou déjà engagé à ce jour,
• ce qui reste à réaliser et par qui.

• Rappel du déroulement du Marathon :

Comme les années précédentes, 3 matches avec : un café d’accueil, une collation entre les deux premiers matches, un apéritif avec repas après le 2^ème match, la remise des prix après le 3^ème match.

• Points principaux :
  • Tournoi limité à 20 tables, les inscriptions seront closes dès que ce nombre sera atteint.
  • Montant de la participation fixé à 40 € par joueur.
  • 3 matches de 18 donnes chacun, tournoi organisé et géré par l’arbitre Guy GUÉNAIS.
  • Les flyers ont été imprimés et ont commencé à être distribués.
  • La publicité a été faite auprès du Comité.
  • Les lots : les enveloppes seront préparées par Lucette et les autres lots (6 bouteilles de Champagne et 54 bouteilles de vins) ont déjà été achetés par Yvon.
  • Le repas : il a été décidé que, comme l’an dernier, le repas serait servi à table, mais cette année, il sera entièrement préparé par les membres du Club, qu’ils participent ou non au Marathon, voir le détail ci-après.

• Détail de l’organisation :

Jean-Claude CARON étant absent le jour du Marathon, ce sont Lucette BOIRE et Martine MARIÉ qui piloteront l’organisation de la manifestation.

• Accueil/Café : prévoir d’acheter le café et le sucre, voir la question des tasses, vérifier le bon fonctionnement de la machine à café (Yvon). Chacun se servira.
• Collation après le 1^er match : prévoir d’acheter les boissons (jus de fruits, eau minérale, café), des quatre-quarts, des fruits, des gâteaux secs, des bonbons. Quelques gâteaux pourraient aussi être préparés par quelques membres du Club. Chacun se servira.
• Apéritif : prévoir d’acheter les boissons (pétillant, rosé pamplemousse, jus de fruits), des chips… Quelques amuse-gueules (par ex : cakes salés) pourraient aussi être préparés par quelques membres du Club. A voir qui fait le service.
• Repas : comme annoncé plus haut, les membres du Club seront sollicités pour la confection de la totalité du buffet, une note sera diffusée ultérieurement pour recueillir les propositions de chacun :
  • les entrées sont limitées à 3 types de salades : salade de carottes, salade de lentilles, salade de pâtes.
  • le plat de viandes, 2 types de viandes : rôti de porc, cuisses et contre-cuisses de poulet, il reste à préciser pour le moment le détail de l’organisation.
  • salade verte et fromages (achat et préparation)
  • desserts : il sera fait appel aux membres du Club pour préparer quelques gâteaux,
  • boissons : vins rouges et blancs, eau minérale, eau pétillante. Préciser qui fait quoi.
  • pain, sel, poivre, moutarde, huile, vinaigre : pour mémoire.
• Logistique :
  • la location des tables et de la vaisselle : Yvon a fait la réservation et se charge de récupérer l’ensemble du matériel.
  • les serviettes, nappes, sacs poubelle : vérifier ce que l’on a en stock.
  • la décoration des tables, voir avec Pascale QUESNE.
  • l’installation de la salle la veille du Marathon par les joueurs du Club présents au tournoi du vendredi 28 juin.
  • la préparation du repas (les joueurs du Club pendant l’apéro).
  • le service : les joueurs du Club.
  • la vaisselle des verres de l’apéro et des plats : voir ci-après.
  • le débarrassage des tables : les joueurs du Club à la fin du repas.
  • le pliage des tables et le rangement de la vaisselle sale : voir ci-après.
• Quelques précisions sur l’organisation :
  • Lucette BOIRE, Martine MARIÉ et Yvon MOURE se chargeront de l’organisation des courses, sachant que certains achats seront sous-traités à d’autres personnes.
  • ils organiseront la préparation des plats de viande : achats, cuisson, découpe, présentation.
  • dans l’hypothèse où le pliage des tables, le rangement de la vaisselle sale, le lavage de la vaisselle de l’apéro ne pourraient être réalisés après le Marathon, il serait fait alors appel à quelques bonnes volontés pour intervenir le dimanche matin, de plus il y aura de l’eau chaude …
• Conclusion :

Lucette clôt la réunion en remerciant les membres du Groupe de Travail.

Le compte-rendu sera diffusé à tous les membres du Club par une note de Lucette, les alertant sur le besoin en bénévoles.

Fin de la réunion 19 h 05 

Le Secrétaire Général                                                              La Présidente

                                   Michel BOUDIER                                                                      Lucette BOIRE